Uppdragsbeskrivning​

Växjö kommuns Stadsbyggnadskontor önskar nå en fullt digital samhällsbyggnadsprocess. ​Man ser digitaliseringen som ett sätt att​:

• möta kundernas förväntningar​

• effektivisera sina processer​

• stärka sin attraktivitet som arbetsgivare​

Agimas uppdrag innebar att identifiera centrala områden för Stadsbyggnadskontoret att arbeta vidare med för att nå en handlingsplan för digitalisering. 

Resultat/leverans

Agima har i uppdraget arbetat med den tidiga orienteringen i förvaltningens nuläge, vad digitalisering innebär för just denna organisation, och vilka de centrala aktiviteterna är framåt för att möjliggöra en effektiv digital transformation. ​

• Intervjuer, sammanställning till nulägesrapport​

• Förslag på fokusområden​

• Workshop kring fokusområden​

• Slutrapport

Uppdragsbeskrivning 

Vid uppdragets start hade Bygglovenheten, i praktiken, varit ledarlösa under en längre period. Uppdraget innebar att tillträda en interimistisk roll som Bygglovchef, men även att leda en nödvändig och omfattande utveckling av bygglovprocessen. 

Utöver traditionellt linjechefskap på en kommunal samhällsbyggnadsavdelning - med enhetsmöten, fördelningsmöten, samsynsmöten, kontakter med sökande, rekrytering, medarbetarsamtal etc - har uppdraget inneburit förändringsledning för en digital transformation av bygglovsverksamheten. 

Resultat/leverans 

• Projektledning och förändringsledning för utvecklad bygglovprocess och införande av digitala arbetssätt. 

• Att tillsammans med medarbetarna inom Bygglovenheten formulera en vision och målbild för den digitala transformationen. 

• Att driva förändringsarbetet mot denna vision. Visionen innebär en helt digital bygglovprocess, från ansökan/anmälan via e-tjänst till digital arkivering av avslutat ärende. 

• Att ompröva och anpassa organisation och arbetssätt för att nå vision och målbild. Nya arbetssätt och roller infördes, inklusive att arbeta i Team på enheten. Allt i syfte att öka möjligheter till digitalisering och automatisering. 

• Att utveckla även samarbetet inom Samhällsbyggnadsavdelningen, t.ex. avseende ledning av kart- och mätningsingenjörernas arbete med kartprodukter för bygglovprocessen.  

• Att identifiera utvecklingsbehov avseende befintliga systemstöd och rekommendera eventuella behov av kompletterande systemstöd. 

Uppdragsbeskrivning 

Lidingö stads miljö- och stadsbyggnadskontor (MSK) önskade att, under bibehållen hög kvalitet, vidareutveckla handläggningen av bygglovsärenden. En processkartläggning av nuläget i bygglovsprocessen hade genomförts. Kartläggningen visade på flera utvecklingspunkter. Utgående från nulägeskartläggningen utvecklades en vision och målbild för den framtida bygglovsprocessen. Visionen innebar ett helt digitalt ärendeflöde, från ansökan/anmälan via e-tjänster till digital arkivering.  

Uppdraget genomfördes medarbetardrivet och i mycket nära samarbete med projektgrupp, på uppdrag av styrgruppen MSK Digitalisering.

Resultat/leverans 

Uppdraget innebar följande:

• Projektledning och förändringsledning för utvecklad bygglovsprocess och införande av digitala arbetssätt. 

• Att, utifrån tidigare genomfört processutvecklingsarbete, driva förändringsarbete med införande av nya arbetssätt och roller. 

• Att ompröva och driva förändring av nuvarande arbetssätt i syfte att öka möjligheter till digitalisering och automatisering. 

• Identifiera utvecklingsbehov av befintliga systemstöd och rekommendera eventuella behov av kompletterande systemstöd. 

• Utveckla förfrågningsunderlag samt, under ledning av upphandlingsenheten, genomföra upphandling av nytt verksamhetssystem för bygglov och miljö. 

• Projektledning av införandeprojekt, nya verksamhetssystem.

Uppdragsbeskrivning 

Vid uppdragets start hade Bygglovenheten, i praktiken, varit ledarlösa under en längre period. Uppdraget innebar att tillträda en interimistisk roll som Bygglovchef, men även att leda en nödvändig och omfattande utveckling av bygglovprocessen. 

Utöver traditionellt linjechefskap på en kommunal samhällsbyggnadsavdelning - med enhetsmöten, fördelningsmöten, samsynsmöten, kontakter med sökande, rekrytering, medarbetarsamtal etc - har uppdraget inneburit förändringsledning för en digital transformation av bygglovsverksamheten. 

Resultat/leverans 

• Projektledning och förändringsledning för utvecklad bygglovprocess och införande av digitala arbetssätt. 

• Att tillsammans med medarbetarna inom Bygglovenheten formulera en vision och målbild för den digitala transformationen. 

• Att driva förändringsarbetet mot denna vision. Visionen innebär en helt digital bygglovprocess, från ansökan/anmälan via e-tjänst till digital arkivering av avslutat ärende. 

• Att ompröva och anpassa organisation och arbetssätt för att nå vision och målbild. Nya arbetssätt och roller infördes, inklusive att arbeta i Team på enheten. Allt i syfte att öka möjligheter till digitalisering och automatisering. 

• Att utveckla även samarbetet inom Samhällsbyggnadsavdelningen, t.ex. avseende ledning av kart- och mätningsingenjörernas arbete med kartprodukter för bygglovprocessen.  

• Att identifiera utvecklingsbehov avseende befintliga systemstöd och rekommendera eventuella behov av kompletterande systemstöd. 

Uppdragsbeskrivning 

Lidingö stads miljö- och stadsbyggnadskontor (MSK) önskade att, under bibehållen hög kvalitet, vidareutveckla handläggningen av bygglovsärenden. En processkartläggning av nuläget i bygglovsprocessen hade genomförts. Kartläggningen visade på flera utvecklingspunkter. Utgående från nulägeskartläggningen utvecklades en vision och målbild för den framtida bygglovsprocessen. Visionen innebar ett helt digitalt ärendeflöde, från ansökan/anmälan via e-tjänster till digital arkivering.  

Uppdraget genomfördes medarbetardrivet och i mycket nära samarbete med projektgrupp, på uppdrag av styrgruppen MSK Digitalisering.

Resultat/leverans 

Uppdraget innebar följande:

• Projektledning och förändringsledning för utvecklad bygglovsprocess och införande av digitala arbetssätt. 

• Att, utifrån tidigare genomfört processutvecklingsarbete, driva förändringsarbete med införande av nya arbetssätt och roller. 

• Att ompröva och driva förändring av nuvarande arbetssätt i syfte att öka möjligheter till digitalisering och automatisering. 

• Identifiera utvecklingsbehov av befintliga systemstöd och rekommendera eventuella behov av kompletterande systemstöd. 

• Utveckla förfrågningsunderlag samt, under ledning av upphandlingsenheten, genomföra upphandling av nytt verksamhetssystem för bygglov och miljö. 

• Projektledning av införandeprojekt, nya verksamhetssystem.

Uppdragsbeskrivning

Projektledning av ett nationellt projekt med syfte att effektivisera ärendehandläggningen på Länsstyrelserna inom sakområdet kulturmiljö. Projektet är till viss del ett samarbetsprojekt med Riksantikvarieämbetet som i sin roll som sektorsmyndighet har ett behov av tillgång till information från det handläggarstöd som byggts inom projektet.

Projektet har genomgått de traditionella faserna för ett IT-utvecklingsprojekt. Krav, design, upphandling, tillverkning, test, driftsättning och utrullning. Integration med andra system har krävts och det finns kartstöd med i lösningen.

Resultat/Leverans

• Projektledning

• Kravledning

Uppdragsbeskrivning 

Lidingö stads miljö- och stadsbyggnadskontor (MSK) önskade att, under bibehållen hög kvalitet, vidareutveckla handläggningen av bygglovsärenden. En processkartläggning av nuläget i bygglovsprocessen hade genomförts. Kartläggningen visade på flera utvecklingspunkter. Utgående från nulägeskartläggningen utvecklades en vision och målbild för den framtida bygglovsprocessen. Visionen innebar ett helt digitalt ärendeflöde, från ansökan/anmälan via e-tjänster till digital arkivering.  

Uppdraget genomfördes medarbetardrivet och i mycket nära samarbete med projektgrupp, på uppdrag av styrgruppen MSK Digitalisering.

Resultat/leverans 

Uppdraget innebar följande:

• Projektledning och förändringsledning för utvecklad bygglovsprocess och införande av digitala arbetssätt. 

• Att, utifrån tidigare genomfört processutvecklingsarbete, driva förändringsarbete med införande av nya arbetssätt och roller. 

• Att ompröva och driva förändring av nuvarande arbetssätt i syfte att öka möjligheter till digitalisering och automatisering. 

• Identifiera utvecklingsbehov av befintliga systemstöd och rekommendera eventuella behov av kompletterande systemstöd. 

• Utveckla förfrågningsunderlag samt, under ledning av upphandlingsenheten, genomföra upphandling av nytt verksamhetssystem för bygglov och miljö. 

• Projektledning av införandeprojekt, nya verksamhetssystem.

Uppdragsbeskrivning

Projektledning av ett nationellt projekt med syfte att effektivisera ärendehandläggningen på Länsstyrelserna inom sakområdet kulturmiljö. Projektet är till viss del ett samarbetsprojekt med Riksantikvarieämbetet som i sin roll som sektorsmyndighet har ett behov av tillgång till information från det handläggarstöd som byggts inom projektet.

Projektet har genomgått de traditionella faserna för ett IT-utvecklingsprojekt. Krav, design, upphandling, tillverkning, test, driftsättning och utrullning. Integration med andra system har krävts och det finns kartstöd med i lösningen.

Resultat/Leverans

• Projektledning

• Kravledning

Uppdragsbeskrivning

Agima stöttade Sundbybergs stad med förstudie, upphandling och implementation av en ny geodataplattform. Agimas roll var att ta fram upphandlingsdokument, projektleda införandeprojektet, leda testningen av systemet, följa upp systemets kravuppfyllnad samt systemleverantörens åtgärdande av avvikelser och leda övergången till förvaltning.

Resultat/leverans

Förstudie:

• Rapport med utvärdering av befintligt system samt kartläggning av eventuellt behov till en ny plattform.

Upphandling:

• Intervjuer och kravsammanställning​
• Kravspecifikation och förfrågningsunderlag​
• Avtalshantering​
• Utvärdering och avtalsgenomgång​
• Projektplan och planering

Införandet:

• Nytt produktionssystem för geodatagruppen
• Ny intern webbkarta
• Ny extern webbkarta​
• Datamigrering från en Oracle-databas till en PostGreSQL-databas​
• Utbildning i användningen av interna webbkartan​
• Framtagning av nya rutiner och processer
• Framtagning av förvaltningsplan
• Framtagning av testprotokoll, avvikelselista, leveransgodkännande och överenskommelse om reståtgärder
• Veckovis uppföljning med systemleverantören kring avvikelser och kravuppfyllnad 

Uppdragsbeskrivning

Region Jönköping fick av Digitaliseringsrådet uppgiften att ta fram ett, för kommunerna i regionen, gemensamt underlag med syfte att upphandla ett nytt skoladministrativt system. Omfattningen bestod av åtta deltagande kommuner och samtliga skolformer.

Agima drev framtagningen av upphandlingsunderlaget samt utvärderingen av anbud fram till tilldelningsbeslutet. Uppdraget förlängdes sedan även med stöd under införandet.

Resultat/Leverans

• De önskade nyttoeffekterna har uppnåtts
• Den totala upphandlingen värderades till 75 mkr och med en mätbar besparing på 26 mkr för deltagande kommuner. 

Uppdragsbeskrivning 

Vid uppdragets start hade Bygglovenheten, i praktiken, varit ledarlösa under en längre period. Uppdraget innebar att tillträda en interimistisk roll som Bygglovchef, men även att leda en nödvändig och omfattande utveckling av bygglovprocessen. 

Utöver traditionellt linjechefskap på en kommunal samhällsbyggnadsavdelning - med enhetsmöten, fördelningsmöten, samsynsmöten, kontakter med sökande, rekrytering, medarbetarsamtal etc - har uppdraget inneburit förändringsledning för en digital transformation av bygglovsverksamheten. 

Resultat/leverans 

• Projektledning och förändringsledning för utvecklad bygglovprocess och införande av digitala arbetssätt. 

• Att tillsammans med medarbetarna inom Bygglovenheten formulera en vision och målbild för den digitala transformationen. 

• Att driva förändringsarbetet mot denna vision. Visionen innebär en helt digital bygglovprocess, från ansökan/anmälan via e-tjänst till digital arkivering av avslutat ärende. 

• Att ompröva och anpassa organisation och arbetssätt för att nå vision och målbild. Nya arbetssätt och roller infördes, inklusive att arbeta i Team på enheten. Allt i syfte att öka möjligheter till digitalisering och automatisering. 

• Att utveckla även samarbetet inom Samhällsbyggnadsavdelningen, t.ex. avseende ledning av kart- och mätningsingenjörernas arbete med kartprodukter för bygglovprocessen.  

• Att identifiera utvecklingsbehov avseende befintliga systemstöd och rekommendera eventuella behov av kompletterande systemstöd. 

Uppdragsbeskrivning

Sydved är ett skogsbolag som köper virke av skogsägare i södra Sverige och har som huvuduppgift att försörja Stora Ensos och Munksjös industrier i södra Sverige med råvara. Detta gör man med ca 125 egna anställda samt ett stort antal externa skogsentreprenörer och transportföretag. 

IT-avdelningen består av nio medarbetare samt konsulter och ansvarar för drift, utveckling och förvaltning av verksamhetens IT-stöd. Agima erbjöd tjänster som interimistisk IT-chef under rekrytering av ordinarie IT-chef.

Resultat/Leverans 

• Ledning av avdelningen dagliga arbete under rekryteringsperioden från att tidigare IT-chef slutat och en ny kunde tillträda.

• I företagsledningen svara för att IT-avdelningens åtaganden löpte på enligt budget och plan. 

Uppdragsbeskrivning 

Lidingö stads miljö- och stadsbyggnadskontor (MSK) önskade att, under bibehållen hög kvalitet, vidareutveckla handläggningen av bygglovsärenden. En processkartläggning av nuläget i bygglovsprocessen hade genomförts. Kartläggningen visade på flera utvecklingspunkter. Utgående från nulägeskartläggningen utvecklades en vision och målbild för den framtida bygglovsprocessen. Visionen innebar ett helt digitalt ärendeflöde, från ansökan/anmälan via e-tjänster till digital arkivering.  

Uppdraget genomfördes medarbetardrivet och i mycket nära samarbete med projektgrupp, på uppdrag av styrgruppen MSK Digitalisering.

Resultat/leverans 

Uppdraget innebar följande:

• Projektledning och förändringsledning för utvecklad bygglovsprocess och införande av digitala arbetssätt. 

• Att, utifrån tidigare genomfört processutvecklingsarbete, driva förändringsarbete med införande av nya arbetssätt och roller. 

• Att ompröva och driva förändring av nuvarande arbetssätt i syfte att öka möjligheter till digitalisering och automatisering. 

• Identifiera utvecklingsbehov av befintliga systemstöd och rekommendera eventuella behov av kompletterande systemstöd. 

• Utveckla förfrågningsunderlag samt, under ledning av upphandlingsenheten, genomföra upphandling av nytt verksamhetssystem för bygglov och miljö. 

• Projektledning av införandeprojekt, nya verksamhetssystem.

Uppdragsbeskrivning

Projektledning av ett nationellt projekt med syfte att effektivisera ärendehandläggningen på Länsstyrelserna inom sakområdet kulturmiljö. Projektet är till viss del ett samarbetsprojekt med Riksantikvarieämbetet som i sin roll som sektorsmyndighet har ett behov av tillgång till information från det handläggarstöd som byggts inom projektet.

Projektet har genomgått de traditionella faserna för ett IT-utvecklingsprojekt. Krav, design, upphandling, tillverkning, test, driftsättning och utrullning. Integration med andra system har krävts och det finns kartstöd med i lösningen.

Resultat/Leverans

• Projektledning

• Kravledning

Uppdragsbeskrivning​

Växjö kommuns Stadsbyggnadskontor önskar nå en fullt digital samhällsbyggnadsprocess. ​Man ser digitaliseringen som ett sätt att​:

• möta kundernas förväntningar​

• effektivisera sina processer​

• stärka sin attraktivitet som arbetsgivare​

Agimas uppdrag innebar att identifiera centrala områden för Stadsbyggnadskontoret att arbeta vidare med för att nå en handlingsplan för digitalisering. 

Resultat/leverans

Agima har i uppdraget arbetat med den tidiga orienteringen i förvaltningens nuläge, vad digitalisering innebär för just denna organisation, och vilka de centrala aktiviteterna är framåt för att möjliggöra en effektiv digital transformation. ​

• Intervjuer, sammanställning till nulägesrapport​

• Förslag på fokusområden​

• Workshop kring fokusområden​

• Slutrapport

Uppdragsbeskrivning 

Vid uppdragets start hade Bygglovenheten, i praktiken, varit ledarlösa under en längre period. Uppdraget innebar att tillträda en interimistisk roll som Bygglovchef, men även att leda en nödvändig och omfattande utveckling av bygglovprocessen. 

Utöver traditionellt linjechefskap på en kommunal samhällsbyggnadsavdelning - med enhetsmöten, fördelningsmöten, samsynsmöten, kontakter med sökande, rekrytering, medarbetarsamtal etc - har uppdraget inneburit förändringsledning för en digital transformation av bygglovsverksamheten. 

Resultat/leverans 

• Projektledning och förändringsledning för utvecklad bygglovprocess och införande av digitala arbetssätt. 

• Att tillsammans med medarbetarna inom Bygglovenheten formulera en vision och målbild för den digitala transformationen. 

• Att driva förändringsarbetet mot denna vision. Visionen innebär en helt digital bygglovprocess, från ansökan/anmälan via e-tjänst till digital arkivering av avslutat ärende. 

• Att ompröva och anpassa organisation och arbetssätt för att nå vision och målbild. Nya arbetssätt och roller infördes, inklusive att arbeta i Team på enheten. Allt i syfte att öka möjligheter till digitalisering och automatisering. 

• Att utveckla även samarbetet inom Samhällsbyggnadsavdelningen, t.ex. avseende ledning av kart- och mätningsingenjörernas arbete med kartprodukter för bygglovprocessen.  

• Att identifiera utvecklingsbehov avseende befintliga systemstöd och rekommendera eventuella behov av kompletterande systemstöd. 

Uppdragsbeskrivning

Sydved är ett skogsbolag som köper virke av skogsägare i södra Sverige och har som huvuduppgift att försörja Stora Ensos och Munksjös industrier i södra Sverige med råvara. Detta gör man med ca 125 egna anställda samt ett stort antal externa skogsentreprenörer och transportföretag. 

IT-avdelningen består av nio medarbetare samt konsulter och ansvarar för drift, utveckling och förvaltning av verksamhetens IT-stöd. Agima erbjöd tjänster som interimistisk IT-chef under rekrytering av ordinarie IT-chef.

Resultat/Leverans 

• Ledning av avdelningen dagliga arbete under rekryteringsperioden från att tidigare IT-chef slutat och en ny kunde tillträda.

• I företagsledningen svara för att IT-avdelningens åtaganden löpte på enligt budget och plan. 

Uppdragsbeskrivning 

Lidingö stads miljö- och stadsbyggnadskontor (MSK) önskade att, under bibehållen hög kvalitet, vidareutveckla handläggningen av bygglovsärenden. En processkartläggning av nuläget i bygglovsprocessen hade genomförts. Kartläggningen visade på flera utvecklingspunkter. Utgående från nulägeskartläggningen utvecklades en vision och målbild för den framtida bygglovsprocessen. Visionen innebar ett helt digitalt ärendeflöde, från ansökan/anmälan via e-tjänster till digital arkivering.  

Uppdraget genomfördes medarbetardrivet och i mycket nära samarbete med projektgrupp, på uppdrag av styrgruppen MSK Digitalisering.

Resultat/leverans 

Uppdraget innebar följande:

• Projektledning och förändringsledning för utvecklad bygglovsprocess och införande av digitala arbetssätt. 

• Att, utifrån tidigare genomfört processutvecklingsarbete, driva förändringsarbete med införande av nya arbetssätt och roller. 

• Att ompröva och driva förändring av nuvarande arbetssätt i syfte att öka möjligheter till digitalisering och automatisering. 

• Identifiera utvecklingsbehov av befintliga systemstöd och rekommendera eventuella behov av kompletterande systemstöd. 

• Utveckla förfrågningsunderlag samt, under ledning av upphandlingsenheten, genomföra upphandling av nytt verksamhetssystem för bygglov och miljö. 

• Projektledning av införandeprojekt, nya verksamhetssystem.

Uppdragsbeskrivning

Projektledning av ett nationellt projekt med syfte att effektivisera ärendehandläggningen på Länsstyrelserna inom sakområdet kulturmiljö. Projektet är till viss del ett samarbetsprojekt med Riksantikvarieämbetet som i sin roll som sektorsmyndighet har ett behov av tillgång till information från det handläggarstöd som byggts inom projektet.

Projektet har genomgått de traditionella faserna för ett IT-utvecklingsprojekt. Krav, design, upphandling, tillverkning, test, driftsättning och utrullning. Integration med andra system har krävts och det finns kartstöd med i lösningen.

Resultat/Leverans

• Projektledning

• Kravledning

Uppdragsbeskrivning

Agima stöttade Sundbybergs stad med förstudie, upphandling och implementation av en ny geodataplattform. Agimas roll var att ta fram upphandlingsdokument, projektleda införandeprojektet, leda testningen av systemet, följa upp systemets kravuppfyllnad samt systemleverantörens åtgärdande av avvikelser och leda övergången till förvaltning.

Resultat/leverans

Förstudie:

• Rapport med utvärdering av befintligt system samt kartläggning av eventuellt behov till en ny plattform.

Upphandling:

• Intervjuer och kravsammanställning​
• Kravspecifikation och förfrågningsunderlag​
• Avtalshantering​
• Utvärdering och avtalsgenomgång​
• Projektplan och planering

Införandet:

• Nytt produktionssystem för geodatagruppen
• Ny intern webbkarta
• Ny extern webbkarta​
• Datamigrering från en Oracle-databas till en PostGreSQL-databas​
• Utbildning i användningen av interna webbkartan​
• Framtagning av nya rutiner och processer
• Framtagning av förvaltningsplan
• Framtagning av testprotokoll, avvikelselista, leveransgodkännande och överenskommelse om reståtgärder
• Veckovis uppföljning med systemleverantören kring avvikelser och kravuppfyllnad 

Uppdragsbeskrivning

Region Jönköping fick av Digitaliseringsrådet uppgiften att ta fram ett, för kommunerna i regionen, gemensamt underlag med syfte att upphandla ett nytt skoladministrativt system. Omfattningen bestod av åtta deltagande kommuner och samtliga skolformer.

Agima drev framtagningen av upphandlingsunderlaget samt utvärderingen av anbud fram till tilldelningsbeslutet. Uppdraget förlängdes sedan även med stöd under införandet.

Resultat/Leverans

• De önskade nyttoeffekterna har uppnåtts
• Den totala upphandlingen värderades till 75 mkr och med en mätbar besparing på 26 mkr för deltagande kommuner.